APAKAH TIM MANDIRI ITU ?
Suatu pendekatan baru dalam pengelolaan aktivitas kerja yang tidak mengandalkan penyelia/supervisor atau manajemen untuk membuat segala keputusan, adalah “tim mandiri”. Tim mandiri berbeda dengan kelompok kerja tradisional karena tim mandiri memanfaatkan bakat, keahlian, kemampuan, ide dan pengalaman dari ssemua anggota tim secara penuh. Dalam kelompok kerja tradisional, para anggotanya sering kali tidak memiliki kesempatan untuk mengungkapkan ide-ide mereka, karena biasanya manajemenlah yang membuat keputusan (walaupun anggota tahu lebih banyak tentang bagaimana cara melakukan suatu pekerjaan dengan lebih baik).
Pergesaran dan perubahan yang harus dihadapi sebuah kelompok kerja dan juga anggotanya dalam perjalanan untuk menjadi sebuah tim mandiri secara penuh.
Apa manfaat tim mandiri bagi Anda ?
Manfaat tersebut antara lain :
- Pekerjaan lebih bervariasi
Anggota tim mandiri tidak selalu mengerjakan pekerjaan yang sama setiap harinya. Anda dapat merotasi peranan, mungkin beberapa kali dalam satu hari. Hal ini akan membuat pekerjaan sehari-hari Anda menjadi lebih menarik.
- Lebih banyak kebebasan untuk membuat dan menindaklanjuti keputusan yang benar
Sebagai anggota ssebuah tim mandiri, Anda dapat berpartisipasi dalam sebuah keputusan.
- Meningkatkan kesempatan untuk mempelajari keahlian baru
Semakin banyak keahlian yang Anda miliki, Anda akan semakin berharga bagi perusahaan tempat Anda bekerja sekarang maupun yang akan datang.
Apa manfaat tim mandiri bagi organisasi Anda ?
Beberapa manfaat yang dapat dinikmati organisasi Anda setelah menerapkan tim mandiri antara lain:
- Meningkatnya komitmen karyawan terhadap keputusan yang diambil.
Karyawan menjadi lebih bersemangat untuk mencapai keberhasilan suatu proyek bila mereka turut serta dalam menetukan arah tujuan proyek tersebut.
- Meningkatnya produktivitas tim kerja.
Kualitas pekerjaan menjadi lebih baik. Lebih banyak pekerjaan yang selesai tepat waktu, dan bahkan kecepatan kerja meningkat.
- Lebih fleksibel dalam operasional kerja.
Anggota tim mandiri cenderung berusaha saling mempelajari pekerjaan rekan-rekan mereka, karena mereka bersama-sama memikul tanggung jawab untuk mencapai hasil yang diharapkan.
- Meningkatnya rasa tanggung jawab.
Masalah akan berkurang bila tim bertanggung jawab akan hasil yang dicapai.
Apa manfaat tim mandiri bagi pelanggan Anda ?
Beberapa manfaat yang dapat dirasakan pelanggan Anda antara lain adalah:
- Tanggapan yang lebih cepat.
Tim dapat membuat keputusan secara cepat dengan memperhatikan apa yang terbaik bagi pelanggan.
- Peningkatan mutu
Anggota tim dapat benar-benar memusatkan perhatian sebagai sebuah tim, sehingga lebih mudah untuk mencapai kata sepakat dalam hal-hal penting dalam upayanya memenuhi keinginan pelanggan, dan bahkan melebihi harapan pelanggan.
- Kontak langsung dengan pelanggan
Mereka dapat langsung menghubungi orang-orang yang dapat melakukan pekerjaan bagi mereka. Lebih sedikit pertantara juga dapat membantu komunikasi yang lebih jelas.
- Penyampaian produk atau jasa dengan lebih cepat
Tim mandiri mempunyai kendali penuh atas kegiatan kerja mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Berbagai Tantangan Dalam Perjalanan Menuju Tim Mandiri
- Keengganan untuk berubah
Banyak orang terpaku pada kebiasaan mereka dan berpendapat bahwa hidup akan lebih mudah bila tidak terjadi perubahan. Setiap anggota tim bertanggung jawab untuk mendorong rekannya yang mengalami kesukaran dalam menerima perubahan agar berpikiran terbuka, serta berusaha untuk menjadi bagian dari pemecahan masalah dan bukannya menjadi masalah.
2. Penghindaran dari peran koordinator tim
Anggota tim mandiri biasanya, bersama-sama memegang peranan sebagai koordinator tim. Peran ini dapat diputar setiap delapan atau duabelas minggu sekali (atau lebih sering, tergantung pada sifat masing-masing tim). Koordinator tim bertugas melaporkan kemajuan tim kepada manajemen yang lebih tinggi.
- Rasa takut disalahkan
Beberapa orang enggan menerima tanggung jawab baru karena takut disalahkan bila terjadi masalah. Dalam tim mandiri, semua orang memikul tanggung jawab atas keberhasilan ataupun kegagalan tim.
- Keahlian dan kemampuan yang terbatas
Tidak ada anggota tim mandiri yang dipaksa melakukan sesuatu yang melewati batas kemampuan mereka. Semua orang memiliki keahlian dan kemampuan yang berbeda. Mereka yang dapat mempelajari semua jenis pekerjaan dalam tim akan memiliki kesempatan yang lebih besar untuk melakukan tugas apa saja.
- Pembagian keuntungan
Dalam berbagai organisasi, tim mandiri memutuskan sendiri bagaimana menentukan peningkatan pendapatan mereka. Bila seorang anggota tim merasa tidak mendapat bagian yang adil, mereka dapat membicarakan hal ini dalam rapat tim.
- Mengatasi masalah kedisiplinan
Mungkin tidak mudah bagi tim untuk menghadapi anggota yang ‘bermasalah’, tetapi karena masalah disiplin memiliki pengaruh yang cukup besar.dalam moral dan dinamika tim, masalah ini harus di atasi.
- Rasa takut akan sesuatu yang tidak diketahui
Bagi sebagian orang, tidak mudah melepaskan dua hal tersebut dan memasuki tim mandiriyang keadaannya tidak mereka ketahui.
MODEL TRANSISI TIM
Model transisi berikut, yang kita sebut dengan model PADIE (Perencanaan, Analisis, Desain, Implementas, dan Evaluasi).
- Perencanaan
Tahap pertama adalah menjelaskan latar belakang pembentukan tim mandiri, dengan mengklarifikasikan mengapa Anda akan perubahan menjadi sebuah tim mandiri.
- Analisis
Tim kemudian menganalisis kesiapan mereka dengan menentukan bagaimana mereka akan menangani tanggung jawab manajemen mereka, tanggung jawab pekerjaan mereka, serta pelatihan silang apa yang dibutuhkan.
- Desain
Perencanaan tim akan mencakup pembagian tugas dalam manajemen tim, perencanaan arus kerja tim, dan penetapan aturan-aturan dasar tentang bagaimana anggota tim akan saling berinteraksi dan berhubungan dengan organisasi.
- Implementasi
Perubahan baru benar-benar dimulai ketika tim membuat rencana kerja sebagai sebuah tim mandiri, menerapkan rencana tersebut, memantau jalannya penerapan tersebut, dan memperbaiki proses-proses yang terjadi di dalamnya.
- Evaluasi
Anggota tim memberi umpan balik mengenai kinerja masing-masing anggota, dan mengenai kinerja tim secara keseluruhan. Sebagai tambahan, umpan balik evaluasi juga diperoleh dari luar.
TANTANGAN YANG DIHADAPI TIM MANDIRI
Tim Anda akan terus berhadapan dengan tantangan bahkan setelah tim Anda sukses melakukan perubahan. Setiap aggota dari kelompok Anda butuh untuk mendapatkan atau meningkatkan keterampilan/keahlian berikut ini untuk dapat sukses dalam menghadapi berbagai tantangan sebagai suatu tim mandiri.
Kepemimpinan
Manajer departemen Anda akan memimpin kelompok Anda untuk menjadi tim mandiri, tetapi tidak lama setelah itu para anggota kelompok dari departemen Amda akan butuh untuk mengambil alih peran kepemimpinan. Hal itu berarti mereka membutuhkan keterampilan memimpin. Para pemimpin dapat memotivasi para anggota untuk bertindak dan menjadi antiusias dengan apa yang mereka lakukan. Mereka dapat terus bersemangat dan tetap menjadi tim berada di dalam jalur dan bergerak menuju arah yang benar. Kepemimpinan bukan hanya sekedar gelar, tetapi kepemimpinan adalah berbagi tanggung jawab. Setiap orang harus siap untuk bertindak sebagai pemimpin apabila situasi menghendaki demikian.
Komunikasi
Sekarang ini, anggota departemen Anda mengandalkan manajemen untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak lain dalam organisasi. Nantinya mereka akan bertanggung jawab untuk melakukan sendiri komunikasi tersebut dan perlu meningkatkan kemampuan mereka dalam berkomunikasi (baik lisan maupun tertulis). Para anggota tim akan lebih banyak bertatap muka untuk berbicara dengan rekan satu tim maupun dengan pihak-pihak dari departemen lain. Anggota tim akan menangani semua masalah komunikasi yang biasanya ditangani oleh supervisor mereka.
Perbaikan Proses
Ketika karyawan Departemen Prep bersiap untuk pembentukan tim mandiri, mereka merasakan perlunya mempelajari keahlian untuk perbaikan proses. Salah satu keahlian itu adalah perancanangan ulang arus kerja untuk menghemat waktu. Untuk melakukan perancangan ulang tersebut, mereka memanfaatkan suatu alat perbaikan yang berkesinambungan (yaitu pembuatan diagram alur atau flow chart).
Tim Anda juga harus belajar menemukan an menghapuskan kegiatan-kegiatan yang tidak memberi nilai tambah bagi pelanggan. Anda harus benar-benar memahami keinginan pelanggan Anda, karena harapan mereka haruslah menjadi pengarah proses kerja Anda.
Dinamika Tim
Setelah Departemen Prep dibagi ke dalam dua tim mandiri, para anggotanya merasa perlu untuk memiliki pengetahuanmengenai dianamika tim, atau biasa juga disebut dengan kerja sama tim (teamwork). Keahlian ini berguna dalam pekerjaan mereka serta pada saat rapat. Dinamika tim membantu berjalannya rapat dengan efektif, dengan memastikan bahwa semua orang berpartisipasi dalam diskusi, tetapi tidak ada yang mendominasi. Pemahaman mengenai dinamika tim dapat membantu mengatasi konflik yang timbul bila situasi memanas, serta membantu agar rapat berjalan sesuai rencana sehingga seluruh topik dalam agenda rapat dapat dibahas dan rapat selesai tepat waktu.
Manajemen Proyek
Untuk dapat berhasil sebagai sebuah tim mandiri, anggota memerlukan keahlian dalam manajemen proyek. Keahlian ini membantu maereka mengatur biaya agar sesuai dengan anggaran dan proyek berjalan sesuai jadwal. Departemen Prep menggunakan keahlian manajemen proyek dalam membuat Rencana Kerja (Action Plan).
Keahlian tentang manajemen proyek akan berguna pada saat-saat seperti berikut ini:
- Suatu pesanan yang rumit harus dipecah menjadi beberapa bagian yang lebih mudah ditangani.
- Anggota tim perlu memperkirakan waktu penyelesaian suatu pekerjaan secara akurat.
- Diperlukan suatu cara untuk mencatat waktu kerja actual dan membandingkannya dengan estimasi waktu.
- Tim berusaha menjaga agar biaya tidak melebihi anggaran.
Manajemen Konflik
Keberhasilan sebuah tim mandiri sangat bergantung pada kemampuan para anggotanya dalam mengatasi konflik. Bila beberapa orang terlibat dalam proses pengambilan keputusan, adanya perbedaan pendapat dapat mendorong terjadinya konflik atau perselisihan.
Kita harus menyadari bahwa konflik tidak selalu berarti hal yang buruk. Mendiskusikan pendapat-pendapat yang berlawanan seringkali akan membawa kita pada keputusan yang lebih baik.
Kunci untuk dapat mengambil keputusan terbaik adalah tidak membiarkan perbedaan pendapat merusak semangat kerja sama tim.
Anggota tim harus belajar mengatasi perbedaan yang ada di antara mereka, dan berusaha menciptakan suasana perbedaan pendapat yang sehat tanpa membiarkan konflik menghalangi kerja sama. Tim yang sukses dapat mengatasi perbedaan pendapat maupun konfllik dengan cara sedemikian rupa sehingga membuat anggotanya merasa dipahami dan dihargai.
Pengambilan Keputusan dengan Kata Sepakat
Karyawan harus belajar mengambil keputusan sebagai sebuah kelompok. Mereka harus dapat mendiskusikan pendapat yang berbeda serta alasan dibalik pendapat tersebut. Para anggota tim akan dapat mencapai rasa saling pengertian hanya bila mereka mau saling mendengarkan pendapat rekannya. Bila para anggota tim sudah mencapai suatu keadaan yang dapat diterima semua orang, maka kelompok tersebut telah berhasil mencapai kata sepakat.
Bimbingan dan Umpan Balik dari Rekan Kerja
Sekarang ini anggota tim Departemen Prep memiliki tugas untuk saling melakukan pelatihan-silang, sehingga keahlian untuk membimbing rekan kerja menjadi penting. Membimbing berarti memandu orang lain untuk menemukan cara terbaik dalam melakukan suatu pekerjaan.
Membimbing tidak dilakukan dengan memberi tahu seseorang apa yang harus ia lakukan, tetapi dengan mengajukan pertanyaan dan membiarkan orang tersebut mencoba untuk melakukan sendiri pekerjaan tersebut. Bila orang yang dibimbing membuat kesalahan, pembimbing membantu mereka untuk belajar dari kesalahan mereka. Bila Anda mencoba melakukan sesuatu peakerjaan dan kemudian menarik pelajaran dari pengalaman Anda, maka pengetahuan yang diperoleh akan semakin kuat.
Pemecahan Masalah Kelompok
Kemampuan untuk memecahkan masalah bersama-sama dalam kelompok sangat penting bagi keberhasilan tim mandiri. Anggota tim dapat menggunakan berbagai alat pemecahan masalah atau proses pemecahan masalah yang terstruktur untuk menemukan akar pemasalahan dan kemudian menghilangkan sumber masalah tersebut sehingga masalah serupa tidak akan muncul lagi. Bila tidak menggunakan proses pemecahan masalah yang terstruktur, pemecahan masalah kelompok tidak akan lebih dari sekedar obrolan tanpa tujuan. Meskipun anggota tim berhasil menemukan cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi, masalah itu akan muncul kembali bila mereka tidak menemukan akar permasalahan tersebut.
Interpersonal
Syarat bagi sebuah tim mandiri untuk berhasil adalah penggunaan keahlian interpersonal yang baik oleh semua anggota tim. Keahlian ini mencakup kemampuan untuk berhubungan baik dengan orang lain. Untuk bisa berhubungan dengan efektif, anggota tim harus dapat mendengarkan, memahami, dan memberi umpan balik tanpa memicu terjadinya konflik. Kemampuan untuk memberi umpan balik, baik positif maupun negatif, merupakan kunci untuk dapat memperbaiki kinerja yang kurang baik. Hanya dengan tata cara hubungan interpersonal yang baiklah anggota tim dapat mengatur diri mereka sendiri dengan benar.
Sumber : membangun tim mandiri karya Richard Y.Chang & Mark J.C
syafrizal Helmi 