Knowledge Management

Sumber daya knowledge sangat erat berhubungan dengan sumber daya manusia yang merupakan aset dan modal intelektual terpenting perusahaan. Aset Sumber Daya Manusia dan modal intelektual dalam Knowledge Management (selanjutnya disingkat KM) merupakan sumber utama pengetahuan yang dilengkapi dengan pengalaman (selanjutnya digunakan istilah knowledge)setiap orang di dalam organisasi,yang dapat memberi manfaat untuk mencapai tujuan organisasi.

KM bukan merupakan tujuan akhir dari sebuah perusahaan. Tetapi, merupakan metode agar perusahaan selalu mempunyai energi untuk melakukan kreasi dan inovasi dalam waktu cepat. Sehinga, perusahaan akan selalu mempunyai sumber pendapatan yang semakin beragam atau meningkat mutu dan nilainya. KM lahir dari adanya dorongan faktor eksternal dan internal dalam organisasi untuk menjadikan knowledge sebagai kekuatan untuk mempertahankan daya hidup sebuah organisasi. Faktor eksternal sebuah organisasi yang mendorong lahirnya KM yakni, Globalisasi Bisnis dan Kompetisi Internasional. Selain itu, juga pelanggan, pesaing, dan pemasok yang semakin canggih. Ekonomi duniapun kini memasuki era ekonomi berbasis pengetahuan (Kowledge Based Economi). Ekonomi tidak lagi mengandalkan sumber daya alam, melainkan sumber daya pengetahuan, ide dan kreatifitas. Semuanya menggerakkan produk barang dan jasa yang dihasilkan oleh produksi, distribusi, dan penggunaan informasi dan knowledge. Ekonomi berbasis knowledge memiliki ciri bahwa kebutuhan pekerja dengan keahlian tinggi lebih mengandalkan otak bukan otot.

Perkembangan teknologi, khususnya informasi, membuat para pekerja yang berpendidikan dan berkeahlian menjadi semakin bernilai. Keadaan ini disebabkan oleh perkembanagn dan adopsi penggunaan teknologi yang tegantung pada pekerja yang mempunyai knowledge, keahlian serta pengetahuan yang tinggi. Derasnya arus informasi dan knowledge dapat juga meningkatkan ekonomi yang dihasilkan oleh modal intelektual, hak cipta dan paten dari negara-negara maju yang telah memasuki era ekonomi berbasis pengetahuan ini.

Kondisi perubahan dan tuntutan ekonomi makrao tentunya akan berdampak pada organisasi para pelaku bisnis. Jika dihubungkan dengan faktor eksternal organisasi, maka pengelolaan knowledge dalam organisasi menjadi semakin penting di era ekonomi berbasis knowledge ini.      Secara spesifik, faktor internal organisasi yang mendorong diperlukannya KM adalah hambatan efektifitas perusahaan, makin meningkatnya kemampuan teknologi dan pemahaman dari fungsi kognitif manusia.

KM juga membawa kesadaran manajemen, yakni kesiapan sumber daya manusia merupakan syarat sebelum sebuah tenologi digunakan dalam organisasi. Betapapun canggihnya teknologi yang dimiliki suatu organsiasi kegunaannya sangat tergantung kepada sumber daay manusia yang berada di balik teknologi itu. Dengan demikian, KM mengisyaratkan bahwa sumber daay manusia sebagai aset utama perusahaan tidak lagi dapat dipakai sebagai sesuatu yang hanya diucapkan, tetapi tidak diterapkan oleh manajemen. Untuk menghasilkan knowledge yang bernilai tinggi terlebih dahulu organisasi memerlukan sistem untuk melakukan strukturisasi seluruh data dan informasi yang dimiliki. Karena, tanpa data dan informasi tidak akan dapat menghasilkan knowledge.

Tipe  Knowledge Dalam Organisasi

Seukuran apapun suatu organisasi pasti memiliki aset knowledge. Aset knowledge tersebut sering tidak digunakan secara maksimal karena organisasi tidak memiliki sistem untuk mengelola knowledge tersebut.

Terdapat dua tipe pengetahuan sebagai berikut :

  1. Tacit Knowledge adalah knowledge yang sebagian besar berada dalam organisasi. Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami namun sulit untuk digunakan secara jelas dan lengkap. Tacit Knowledge sangat sulit dipindahkan kepada orang lain karena knowledge tersebut tersimpan pada masing-masing pikiran (otak) para individu dalam organisasi sesuai dengan kompetensinya.

2. Explsit knowledge adalah pengetahuan dan pengalaman tentang  bagaimana untuk  yang diuraikan secara lugas dan sistematis/contoh konkritnya, yakni sebuah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh seoran instruktur dalam sebuah program pelatihan.

Sifat Knowledge dalam Perusahaan

Premium knowledge adalah knowledge yang berguna bagi perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa dengan daya saing  yang tinggi dalam rangka menghadapi para pesaing.Premium knowledge dapat diartikan sebagai tacit knowledge para ahli dalam perusahaan yang terdokumentasi.Misalnya, komunikasi antar para ahli  yang menghasilkan  knowledgebase dan menjadikan perusahaan dapat bersaing pada tingkatan yang prima. Melalui premium knowledgei perusahaan dapat menciptakan sistem pertahanan bagi knowledgenya agar tidak mudah ditiru dan berguna untuk mempepanjang umur daya sains bisnis.

Perubahan Tacit Knowledge ke Explisit Knowledge

Memadukan seluruh tacit ,implisit, explisit dan premium knowledge dalam berbagai tingkatan, merupakan sistem dan mekanisme yang diciptakan oleh KM.Perpaduan itu,  akhirnya bermuara menjadi knowledge yang explisit,yaitu menjadi knowledge yang dapat diungkapakan ,didokumentasikan ,dan dilakukan kodifikasi.Akhirnya,knowledge setiap saat dapat dimanfaatkan dan dipahami oleh setiap orang untuk diterapkan.

Pada akhirnya, knowledge yang bersifat eksplisit tersebut dapat dipelajari, dipahami, dan dikembangkan sesuai dengan kemampuan masing-masing individu.Proses ini disebut iternalisasi. Knowledge yang mengalami proses internalisasi, kembali menjadi tacit knowledge, yang kemudian perlu diubah kembali menjadi explicit knowledge, demikian seterusnya.Melalui siklus ini dari waktu ke waktu aset knowledge organisasi akan menjadi semakin kaya dan berkembang.

Ada dua tantangan dalam perubahan yang terjadi. Tantangan pertama perubahan dari tacit ke explicit knowldge, yakni membentuk budaya organisasi untuk saling berbagi pengetahuan (knowledge-sharing) di antara semua anggota organisasi. Jika seluruh pengetahuan telah terdokumentasi, maka akan menjadi mudah bagi organisasi untuk mendistribusikan dan membagikan seluruh pengetahuan yang ada ke semua pihak yang kompeten.

Jika budaya knowledge-sharing dan membuat dokumentasi telah terbuat, barulah penggunaan teknologi informasi akan sangat membantu dalam :

©      Penyimpanan dokumentasi teks, suara, grafik, gambar, dan video.

©      Mempercepat akses pengambilan informasi (information retrieval);

©      Memperlancar dan mempercepat komunikasi knowledge –sharing;dan

©      Melakukan simulasi dan analisis keputusan.

Untuk mempermudah pemahaman konsep dan aplikasi KM, lima manfaat KM menurut Chase Internationa;l Survey(1997) dapat menjadi sumber inspirasi awal bagi perusahaan untuk menerapkanya, lima manfaat tersebut sebagai berikut:

q       Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan (89%)

q       Meningkatkan respons terhadap pelanggan (84%)

q       Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses (82%)

q       Meningkatkan kemampuan berinovasi (73%)

q       Meningkatkan jumlah produk atau jasa (73%)

Sumber : Knowledge Management meningkatkan daya saing bisnis, Leny widyana, Bayu Media Publishing

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: